穩中求勝 | 羅賓遜全球物流實現自動化差旅費用管理流程
積攢紙質發票、手動提交報銷一直是拖慢工作效率，影響員工體驗的因素之一。尤其對于企業財務人員來說，每當報銷日來臨，整理員工提交的紙質發票、核對報銷單據，制作費用報告都是令人十分頭疼的事。以往眾多企業都會面臨的問題，如今對于羅賓遜全球物流來說，輕而易舉便可以完成。憑借SAP Concur費用管理解決方案，羅賓遜全球物流擺脫了紙質發票和手動報銷帶來的困擾，費用審批流程可在線上輕松完成，既易于核算數據，又保證了報銷和費用管理流程的合規性。
羅賓遜全球物流有限公司于1905年成立于美國，是全球最大的第三方物流供應商之一。公司在亞太地區的主要業務涵蓋海運、空運、陸路運輸服務、合同物流、行業物流解決方案和全球貨運服務，涉及大中華、韓國、新加坡、馬來西亞等多個國家，在職員工超過1,500名。2006年，羅賓遜全球物流在中國成立辦公室，致力于為中國企業提供出色的物流服務。
羅賓遜全球物流內控高級經理Greta Chen表示：“手動提交紙質票據一直影響著員工報銷和財務審批的效率。部署SAPConcur費用管理解決方案后，財務同事可以線上統一審批員工報銷，減少紙質票據帶來的流程慢、易出錯等困擾，實現了差旅費用流程自動化。不僅提高了工作效率，還增強了差旅費用管理流程的合規及透明度，幫助管理層基于準確的數據做出最佳分析和決策。”
物流講究快和穩，財務流程不能拖后腿
據統計，除主營業務支出外，羅賓遜全球物流有15%的差旅費用支出來自銷售及行政支出，其龐大的員工群體以及遍布全球的生態圈，需要員工填報大量的報銷和出差申請。但羅賓遜全球物流過去采用傳統手動報銷及分散式財務管理模式，難以滿足內部大批量處理補貼和差旅報銷的需求。對此，羅賓遜全球物流需要借助數字化工具優化其財務管理模式，以解決以下挑戰:
落后的手動填報報銷流程降低財務合規性：羅賓遜全球物流以往采用的是手工填報，員工在填寫費用類型時隨意性較大，同時后端財務同事也可能發生同類型費用錄入標準不統一，導致核算時數據口徑不一致。此外，員工缺少對報銷費用所需支持性附件的統一指引，同類費用可能支持性附件有所不同，因此導致財務合規性不高。
審批流程不統一，難以核算和統計數據：管理層常面臨大量的紙質單據等待審批的情況，并且可能會因為出差等原因延誤審批。企業內部也缺乏使用統一的報批規范，管理層難以根據費用金額的大小和風險的高低實施相應的管控方案。此外，在處理異常情況時，管理層與財務部門容易出現標準不一致的現象。
分散式財務管理模式，降低差旅費用流程的透明度：較為分散的財務管理模式對應各個負責人的職能也相對分散，并且人力資源將多用于重復性的工作，易產生不合規行為。而紙質單據的使用，對任何層級的員工缺少透明度，更不利于合規性檢查。
SAP Concur自動化解決方案，打造全新智慧費用管理流程
跟隨美國總部的部署方案，羅賓遜全球物流在北亞及東南亞地區發展數字化管理流程中也選擇了SAP Concur，以自動化和規范化的費用管理流程，提高內部財務流程的工作效率，提升費用報銷合規性。
自動化審批流程，提高員工效率：SAP Concur費用管理解決方案采用人工智能和機器學習等最新技術，簡化羅賓遜全球物流從系統實施到提交費用報告的整個支出管理流程。在部署SAP Concur之后，羅賓遜全球物流實現費用流程自動化。以往漏洞百出的手動報銷和提交費用申請過程如今均可以在系統中完成，而紙質票據也可以替換為電子發票，員工僅需要在系統中上傳單據并提交，財務人員便可直接查閱，省時又省力，提高了整體員工的工作效率和使用體驗，讓他們有更多的時間專注于服務客戶和業務拓展。
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